전자 메일 네티켓 가이드 라인

오늘날 전자 통신은 전화, "달팽이"메일, 경우에 따라 대면 회의보다 인기가 높아지고 있습니다. 의료 사무실을 포함한 모든 전문적인 환경에서 동료, 환자, 의사, 병원, 공급 업체 또는 기타 전문가에게 이메일을 보낼 때 여러 가지 사항을 고려하는 것이 중요합니다.

사람들은 하루 중 많은 시간을 전자 메일을 열고 읽는 데 소비합니다. 비효율적이고 중요하지 않은 이메일에 가치있는 시간을 낭비해서는 안됩니다. 전화, 우편 서신 또는 직접 대면하는 것과 똑같은 전문성을 이메일로 표현해야합니다. 전자 메일은 의사 소통의 한 형태이며받는 사람이 메시지를 해석하는 방식이 중요하다는 것을 항상 기억하십시오.

이메일을 작성하여 보내기 전에 몇 가지 질문하십시오.

• 전자 메일은 내가 보내는 정보를위한 최선의 통신 수단입니까?
• 전문가 야?
• HIPAA를 준수합니까?
• 저와 의료 사무실을 정확하게 대변합니까?

이메일 에티켓 규칙 # 1

해야 할 것 언론에 앞서 메시지의 내용을 생각해보십시오. 보내다. 전자 메일이 전화 나 회의 대신 메시지에 적합한 통신 형식인지 확인하십시오. 내용은 의료 사무실에서 기대하는 전문성과 이미지의 수준을 반영해야합니다.

하지마. 음란물, 모욕적 인 내용, 명예 훼손, 인종 차별적 또는 성적인 내용이 포함 된 이메일을 발송, 전달 또는 회신 할 수 없습니다. 귀하와 메디컬 사무소에 벌금이 부과 될 수 있습니다.

이메일 에티켓 규칙 # 2

해야 할 것 적절한 문법, 구두점 및 철자법을 사용하십시오. 다시 귀하의 메시지는 귀하의 의료 사무실을 반영한 것입니다. 또한 메시지를 간결하게 보관하고 메시지 레이아웃을 적절하게 사용하여 읽는 것이 더 쉬워야합니다. 당신이 명중하기 전에 당신의 전자 우편을 교정하십시오 보내다.

하지마. 이것이 온라인 세계에서 고함을 지르고 비명을 지르는 것으로 간주되기 때문에 모든 대문자를 사용하십시오. 용도 대담한 또는 이탤릭체 단어 나 문구를 강조합니다. 또한, 매우 복잡한 글꼴이나 이상한 글꼴은 전자 메일을 읽기가 어려워 지므로 사용하지 마십시오.

이메일 에티켓 규칙 # 3

해야 할 것 이메일이 해당 수신자에게 전송되고 있는지 확인하십시오. 의료 사무실의 정보, 특히 환자 정보와 관련된 정보는 근거 만 알면 알 필요가 있기 때문에 공유해야합니다. 또한 사람들이 그들과 관련이없는 정보를 "정크 메일"로 간주 할 수 있다고 생각하십시오.

하지마. 개인 및 기밀 정보를 논의하거나 이메일에 환자 파일을 첨부하십시오. 환자 계좌 번호 또는 의료 기록 번호를 사용하여 다른 사람에게 계좌를 검토하도록 조언하십시오. 귀하의 정보는 여기에 기록되어야합니다.

이메일 에티켓 규칙 # 4

해야 할 것 가능하면 24 시간 이내에 전문 이메일에 회신하십시오. 그것이 당신에게 충분한 시간을주지 않는다면, 적어도 당신이 이메일을 받았고 가능한 빨리 그들에게 돌아갈 것이라고 대답하십시오.

하지마. 스팸에 회신하거나 가입 / 탈퇴 요청 이것은 귀하의 비즈니스 이메일을 홍수시킬 더 많은 스팸만을 생성합니다.

이메일 에티켓 규칙 # 5

해야 할 것 감정을 이메일에서 지키십시오. 예의 있고 전문적이어야합니다. 그런 유형의 관계를 구축하기에 충분한 시간이 지난 후에 비공식적 인 사람이 누구인지 알아보십시오.

하지마. 나중에 후회할 수있는 이메일 내용을 말하십시오. 분노한 이메일을 보내거나 응답 할 때주의하십시오. 다른 사람에 대한 개인적인 의견을 말하지 말고, 누군가를 불쾌하게하는 말을하거나, 직접 말하지 않을 말을하십시오.

이메일 에티켓 규칙 # 6

해야 할 것 유머, 농담, 아이러니를 최소한으로 유지하십시오. 의도는 전자 메일에서 종종 "번역 상 실종"되고 사람들은 항상 농담을하지는 않습니다. 받는 사람의 관점에서 생각해보십시오.

하지마. 보내거나, 전달하거나, 연쇄 편지에 답장하십시오. 그것은 프로답지 않은 행동이며 일부 사람들은 이것을 정크 메일로 봅니다. 보내시는 모든 콘텐츠는 의료 사무실에서 기대하는 이미지와 전문성을 반영해야합니다.