5 중요한 프론트 데스크 기능

의료 사무실의 프론트 데스크는 매우 바쁜 장소가 될 수 있습니다. 프론트 데스크 직원은 의료 사무실의 원활한 운영을 위해 필수적입니다. 프런트 데스크 직원은 일반적으로 접수 및 / 또는 의료 보조로 구성되어 있으며 의료 사무실의 크기에 따라 한 사람이 둘 다있을 수 있습니다. 임상 업무는 제쳐두고, 프론트 데스크는 5 가지 행정 업무를 담당합니다.

1. 인사 인사
2. 전화 응답 및 관리
3. 약속 예약하기
4. 사무실 간 통신
5. 외부 서신

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인사말 환자

환자에게 인사하는 것은 단지 당신이 말하는 것에 관한 것이 아니라 환자와 어떻게 상호 작용하는지에 관한 것입니다. 프론트 데스크는 환자를 환영하게 만드는 책임이 있습니다.

프론트 데스크는 환자에게 전화하거나 방문 할 때 환자가받는 첫인상입니다. 프론트 데스크는 탁월한 고객 서비스를 제공하고 의료 행위를 긍정적으로 표현하는 것이 중요합니다.

인사를하는 다른 방법은 다음과 같습니다.

• 적절한 전화 에티켓을 사용하여 정중하고 일관된 방식으로 전화를받습니다.
• 접수 구역을 청결하고 조직적으로 유지합니다.
• 개인 및 금융 정보를 포함하여 환자의 상세한 환자 정보를 수집하여 새로운 환자를 등록하고 기존 환자의 인구 통계를 업데이트합니다.
• 환자에게 도착 사실을 알리고 지연을 인식하며 환자 및 임상 직원과 의사 소통함으로써 환자의 흐름을 원활하게합니다.
• 환자, 장래 환자 및 방문자 문의에 정중 한 방식으로 응답합니다.

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전화 관리

정중하고 일관된 방식으로 전화에 응답하는 것은 환자를 인사하는 것의 일부이지만 프론트 데스크의 전화 책임의 유일한 의무는 아닙니다. 프론트 데스크는 모든 수신 전화를 받고 필요시 발신 전화를 걸어야합니다.

• 수신 전화: 수신 전화는 환자 호출, 텔레마케터, 제약 담당자, 다른 의사 등으로 구성됩니다. 프론트 데스크는 이러한 커뮤니케이션 기술을 사용하여 전화를 관리 할 때 적절한 전화 에티켓을 사용해야합니다. 즉 청취자가되고, 좋은 전화 매너를 사용하고, 전화를 걸고, 촉각을 익히며, 질문하고, 기밀을 유지해야합니다.
• 발신 전화: 때로는 프론트 데스크가 환자의 약속에 대해 의논하거나, 약속이나 추천을하거나, 용품을 주문하기 위해 전화를 걸어야 할 수도 있습니다. 진료소의 대표자로서 적절한 전화 에티켓을 사용하는 것만 큼 중요합니다.

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일정 예약

효과적인 환자 스케줄링과 원활한 환자 흐름을 위해서는 효과적인 스케줄링이 필요합니다. 대부분의 의료기관은 스케줄링 예약을 간단하고 쉽게 할 수있는 스케줄링 소프트웨어를 사용합니다.그러나 프론트 데스크는 예약 취소 또는 불참을 기입하고 일정 변경 사항을 환자 및 의사에게 알리는 데 효율적이어야합니다.

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사무실 간 통신

의료 사무실의 프론트 데스크는 통신 허브와 같습니다. 대부분의 사무실 간 통신은 특히 환자와 관련된 관리 업무가 포함될 경우 프론트 데스크를 통해 이루어집니다.

의사 소통을 가장 효과적으로하기 위해서는 명확하고 간결한 정보가 중요합니다. 메모, 서면 의사 소통, 내부 이메일, 한 번의 상호 작용 또는 그룹 설정에서이든 관계없이 주제를 계속 지키고 요점을 벗어나지 않는 것이 중요합니다.

효과적인 사무실 간 통신에 필요한 몇 가지 기본 기술은 다음과 같습니다.

• 전화 에티켓
• 고객 서비스
• 기본 단어 및 엑셀 프로그램
• 시간 관리
• 조직 기술

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외부 커뮤니케이션

외부 의사 소통은 공급 업체, 기타 의사 관행, 보험 회사 및 기타 비즈니스와 잠재적으로 통신합니다. 이를 위해서는 전화 걸기, 전문 서신 입력, 팩스 및 우편 서신이 필요합니다.

일반적으로 행정 절차 및 절차, 청구 처리, 환자 차트 작성 및 기본 컴퓨터 기술을 포함한 비즈니스 프로그램의 인증서 또는 준 학사 학위에서 얻은 사무 절차에 대한 지식. 기본적인 사무 보조 기술과 사무 장비를 적절히 운영 할 수있는 능력은 프론트 오피스 성공에 중요합니다.